BDAR
BDAR įmonėje: nuo kokios duomenų inventorizacijos pradėti?
Pasirinkite vieną veiklą — pavyzdžiui, klientų užklausų tvarkymą — ir aprašykite, kokie duomenys joje naudojami. Įvardykite tikslą, prieigas ir saugojimą. Toks faktinis vaizdas padeda prasmingai peržiūrėti dokumentus ir procesus.
Parengta ir šaltiniai peržiūrėti:
Turinį peržiūrėjo Skirmantas Šmuilys, MB „Opus Justitia“ vadovas. Peržiūros data
Vienai veiklai — viena aiški eilutė
Savo darbo lentelėje užrašykite, iš kur gaunate duomenis, kokius laukus pildote, kam jų reikia ir kokiose sistemose jie laikomi. Jei atsakymas nežinomas, pažymėkite klausimą atsakingam asmeniui. Tai pasirengimo priemonė, o ne automatiškai užbaigtas atitikties dokumentas.
Klausimai procesą žinančiam darbuotojui
- Kokiu teisiniu pagrindu remiamasi ir ar tvarkomi specialių kategorijų duomenys?
- Kas realiai mato duomenis ir kam jie perduodami?
- Ar naudojami išoriniai paslaugų teikėjai ir kur laikomos kopijos?
- Kada duomenys peržiūrimi, pašalinami arba perkeliami į archyvą?
- Kokia informacija pateikiama žmogui apie jo duomenų naudojimą?
Palyginkite praktiką su dokumentais
Greta lentelės pasidėkite esamus privatumo pranešimus ir sutartis su paslaugų teikėjais. Pažymėkite neatitikimus tarp aprašyto ir tikrojo proceso. EDPB pagrindinių principų paaiškinimas padeda įvertinti, kodėl svarbūs tikslas, duomenų kiekis, saugojimas ir saugumas.
Klausimai ir atsakymai
Nuo ko pradėti, jei įmonėje nėra duomenų procesų sąrašo?
Pasirinkite vieną procesą ir aprašykite jo duomenis, naudojamas sistemas bei atsakingus žmones. Tokį pradinį sąrašą galima plėsti peržiūrint kitus procesus.
Ar konsultacijai būtina pateikti klientų duomenų bazę?
Pirminiam procesų aptarimui paprastai pakanka aprašyti duomenų laukus ir naudojimo eigą, nepateikiant realių klientų įrašų. Jei reikės pavyzdžių, saugų pateikimą suderinsime atskirai.
Oficialūs šaltiniai
Tai bendro pobūdžio pasirengimo informacija, o ne individuali teisinė konsultacija. Konkrečius veiksmus ir aktualias taisykles reikia vertinti pagal jūsų aplinkybes.